La transizione verso file di tipo digitale ha portato all’impiego di particolari strumenti, che soddisfano dei requisiti fondamentali ad amministrare formazione, gestione e proprietà dei documenti.
Fra questi, assume un ruolo di primaria importanza l’impiego dei metadati, parola in informatica per rappresentare un gruppo di informazioni sulle informazioni.
Spesso, questi sono definiti come “dati che definiscono dati”; la parola deriva dall’inglese “metadata”, originata dal prefisso meta (dal greco metà, “al di sopra”), nonché dal plurale latino data, che semplicemente significa “i dati”.
Nel contesto degli archivi digitali, i metadati rappresentano le informazioni annesse a un file informatico per ottenerne una gestione e una manutenzione nel tempo.
Il file informatico, infatti, non presenta un costitutivo rappresentato dalla carta, venendo immagazzinato in sistemi contenenti tantissimi oggetti digitali; per la sua conservazione, il suo accesso e il suo inserimento nel giusto contesto di appartenenza, deve essere associato a una serie di dati capaci di descriverlo su differenti livelli.
I metadati più comuni sono il formato del file e il suo nome, l’autore, i particolari relativi al software e all’hardware, le date riguardanti la sua realizzazione, nonché di accesso e di ultima modifica, ma anche altri dati più complessi come la descrizione, l’accesso, l’utilizzo, ecc.
La normativa in Italia prevede dei precisi metadati tali da costituire una rappresentazione minima di un file informatico.
- Data di chiusura
- Identificativo
- Oggetto
- Soggetto che lo ha prodotto
- Destinatario
Queste informazioni sono necessarie a conferire al documento un’identità ben definita.
Si comprende dunque il motivo per il quale è ritenuta fondamentale la fase di realizzazione dell’archivio per la giusta tenuta della documentazione.
Il documento, una volta realizzato, entrerà a far parte di un processo che lo porterà a essere gestito da differenti programmi con la simultanea produzione e il legame ad altre informazioni.
Una caratteristica da ricordare è quindi che i metadata non sono attribuiti a documenti e a oggetti digitali nel medesimo tempo, tendendo a immagazzinarsi nel tempo per realizzare uno storico sul loro utilizzo; per esempio, vengono memorizzati accessi, trasferimenti, modifiche, copie e procedure per la loro conservazione.
Ben si può capire come i metadati siano delle informazioni capaci di descrivere il contenuto, il tipo e la struttura dei file, nonché la loro amministrazione nel tempo.
Considerata l’importanza di questi dati nel contesto gestionale delle risorse digitali, la comunità scientifica internazionale ha elaborato diversi standard, giungendo a una differenziazione dei metadati in tre diverse categorie:
- metadati descrittivi
- metadati amministrativi e gestionali
- metadati strutturali
I metadati descrittivi servono a identificare e recuperare i documenti e sono rappresentati da descrizioni normalizzate; i secondi sono funzionali all’amministrazione interna dell’archivio, comprendendo dei dati tecnici (per esempio i formati, i processi di creazione e l’ambiente tecnologico). L
’ultima categoria include le informazioni fondamentali a descrivere l’articolazione interna, nonché le interazioni fra le porzioni che costituiscono gli oggetti di tipo digitale.
Queste piccole osservazioni permettono di capire come i metadati rappresentino un aspetto imprescindibile di un archivio digitale, un ambiente all’interno del quale le disposizioni logiche assumono un’importanza superiore rispetto a quelle fisiche, e dove l’associazione fra archivi e informazioni legate a essi è pertanto indispensabile.
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Alessia T.
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